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Oficina tradicional nuevas tecnologias

Aunque parezca mentira, justamente las empresas más tradicionales son las mas susceptibles de ser modernizadas.

  • ¿Cómo podría ayudar la tecnología a una empresa nada tecnológica?
  • ¿Cómo podría ayudar la tecnología a una empresa que nunca ha necesitado modernizarse para seguir existiendo?
  • ¿Porqué debería una empresa invertir en modernizarse si el resto del sector no lo hace?

Este caso nos lo encontramos un día en NubbaTEC, una empresa (cuyo nombre guardamos por tema de confidencialidad y ley de protección de datos ;) ... ) de más de 30 años de existencia, familiar, tres generaciones, dedicada a un sector tan antiguo y tradicional como el de la limpieza de edificios, oficinas y locales, y con mas de 200 clientes y 70 empleados.

Empezamos con lo que nos pidieron, acabamos ofreciéndoles mucho más!!

Empezamos con lo que nos pidieron, una aplicación de PC para gestionar los recibos y facturas, emitiendo domiciliaciones de pago a los bancos con los formatos del cuaderno 58 y 19. Pero en NubbaTEC nos gusta analizar al máximo y conocer profundamente a nuestros clientes, (que se le va a hacer, tenemos esa curiosidad innata que no podemos evitar) es por ello que pedimos que nos explicaran su modelo de gestión y funcionamiento de su negocio.

¿Cómo controlar a 70 empleados que pueden ir a 200 clientes diferentes, con tan solo 3 supervisores? ¿Una pequeña locura? Pero peor aún, ¿cómo obtener y procesar toda esa información que se necesita para gestionar y dirigir el negocio?

Muy sencillo para ellos; rellenar papeles de partes de trabajo tanto de visitas de asistencia como de visitas de control de calidad, fiarse de las horas de entrada y salida que les dice la empleada que ha hecho, fiarse de los supervisores cuando indican la fecha y hora de visitas de control que han realizado a empleados y clientes. Esta empresa tenía resuelta la parte de recogida de información "big data" (hecha a su manera...),

... pero tal y como sucede con el "big data" o con el "little data", si la información no se puede procesar no sirve de nada.
Y esto mismo les ocurría a ellos, todos esos papeles que se generaban, quedaban almacenados en estanterías dentro de cajas sin ningún orden ni control. Ellos mismos se dieron cuenta que no estaban controlando su negocio y que simplemente seguían una inercia tradicional que posiblemente les llevaba a seguir así y no tenía porque acabar mal, ...o si. Lo que estaba claro es que no sentían control de su negocio y como gerentes necesitaban tener ese control para gestionar correctamente.

Resumiendo, sabían varias cosas claramente;

  • Que los empleados marcaban en el papel unas horas de entrada y salida no reales
  • Que les hacían pagarles mas horas extra de las que hacían
  • Que perdían tiempo rellenando papeles
  • Que perdían tiempo pasando las horas de trabajo del papel al Excel
  • Que gastaban dinero imprimiendo papel
  • Que almacenaban papeles sin orden ni control
  • Que acumulaban información que no usaban
  • Que los supervisores no podían controlar a todos los empleados a la vez
  • Que no disponían de información en tiempo real de lo que ocurría en su empresa

En NubbaTEC nos pusimos rápidamente manos a la obra, y les diseñamos un sistema de recogida y procesado de información en tiempo real. Consistía en dos aplicaciones conectadas por la nube bajo un sistema cloud de Microsoft, una programada bajo Windows donde se realiza el mantenimiento y la consulta de informes y otro programada con Android donde se realiza la toma de datos en movilidad, con roles de empleados y supervisores.

Bajo estas dos soluciones resolvíamos de un plumazo todos los inconvenientes que estaban teniendo y

...ofrecíamos a los gerentes una herramienta de gestión que les daba visión de lo que sucedía en su empresa en tiempo real. Pudiendo tomar decisiones basadas en información real con datos reales.

Transformamos una empresa tradicional en una empresa digital!! Y estamos orgullosos de haber participado en ello. No sabemos si gracias a esto sobrevivirán en este mercado tan competitivo, no lo podemos asegurar, pero lo que si sabemos es que han mejorado enormemente en productividad de sus empleados y en capacidad de gestión y toma de decisiones, aspectos clave hoy en día para competir y tener ventaja frente a sus rivales que no hayan evolucionado.

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